Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Açısından Değerlendirilmesi

Abstract

Üniversiteler kurum içi resmi yazışmalarını daha hızlı, daha güvenli, daha şeffaf ve daha az maliyetli yürütebilmek amaçlarıyla elektronik belge yönetim sistemlerini (EBYS) kullanmaktadır. Hem kurum içindeki diğer sistemler ile EBYS’lerin entegre çalışması hem de kurumlar arası resmi yazışmaların elektronik ortamdan yürütülmesi için üniversitelerde EBYS’lerin birlikte çalışabilirliği konusu önemlidir. Bu çalışmada, Ankara’daki üniversitelerde kullanılan EBYS’lerin birlikte çalışabilirlik açısından mevcut durumları araştırılmıştır. Araştırma kapsamında Ankara’da EBYS kullanan ve araştırmaya izin veren tüm üniversitelerin (9 üniversite) Daire Başkanlıklarına anket uygulanmış ve 104 personelden veri toplanmıştır. Anketlerden elde edilen bulgular SPSS yazılımı aracılığıyla çeşitli istatistiksel analizler yapılarak değerlendirilmiştir. Araştırma sonucunda üniversitelerin kurumlar arası yazışmalarını KEP üzerinden gerçekleştirdikleri, KEP ile ilgili sorunlar yaşandığı, yasal altyapı ile ilgili sorunlar olmadığı, rehber ve standartlara uyum sorunu yaşamadıkları, vakıf üniversitelerinde birlikte çalışabilirliğe yönelik teknik altyapı eksikliği olduğu, devlet üniversitelerinde birlikte çalışabilirlik bilincinin vakıf üniversitelerine göre daha yüksek olduğu sonuçlarına ulaşılmıştır. Bu sonuçlar doğrultusunda üniversite yöneticileri, yazılım firmaları ve YÖK’e çeşitli öneriler sunulmuştur.

Keywords

• elektronik belge yönetim sistemi
• üniversitelerde belge yönetimi
• birlikte çalışabilirlik
• kayıtlı elektronik posta
• kep