Bilgi Dünyası (Dec 2015)
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hizmetinin Kamu Kuruluşlarına Ait Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Kullanılması = Usage of Registered e- Mail (REM) Services in Electronic Record Management Systems Used by Public İnstitutions
Abstract
Kamu kurumları değişen koşullar ve internetin gelişmesine bağlı olarak ortaya çıkan e-devlet dönüşümü dahilinde kağıt ortamındaki yazışmalarını elektronik ortamda üretmeye, kullanmaya ve saklamaya başlamışlardır. Bununla beraber, elektronik imzanın da yasal zemininin oluşmasıyla kamu kurumları elektronik belgelerini yasal olarak geçerli şekilde paylaşabilmektedir. Elektronik imzalı elektronik belgelerin kurum içerisindeki tüm süreçleri Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile kurumsal olarak yönetilebilmektedir. Aynı şekilde, kurum dışı süreçlerin elektronik ortamda resmi ve kurumsal olarak yapılabilmesi ise Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile sağlanabilecektir. Ancak, mevzuatın ve sistemin yeni olması nedeniyle KEP sisteminin EBYS ile beraber kullanılabilmesi için ihtiyaç duyulan idari ve teknik aşamaları da içeren bir sürecin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çalışmada, belge ve elektronik belge tanımları üzerinde durulmuş, EBYS kavramının içeriği incelenmiş, Türkiye’deki kamu kurumlarındaki elektronik belge ve EBYS çalışmaları hakkındaki yasal ve idari düzenlemeler hakkında bilgi verilmiş, KEP sisteminin tanımı ve kapsamı detaylandırılmıştır. Bununla beraber, kamu kurumlarının KEP sistemini etkin ve verimli kullanabilmeleri için gerçekleştirilmesi ve gözden geçirilmesi gereken süreçler hakkında mevcutta kamu kurumlarında yapılan çalışmalar dahilinde öneriler sunulmuştur. / Public institutions have started to create, use and reserve their official papers in paper format as electronic type according to changing conditions and e-governance transformation depending on development in internet environment. Additionally, public institutions could share their electronic records in legally effective by publishment of legal status of electronic signature. All processes of electronic records with electronic signature in-institution could be managed by ERMS (Electronic Record Management System) institutionally. Out-institution processes can be done via REM (Registered e-Mail) in the same way. However, due to legislation and the system recently, the process including administrative and technical steps is needed to be established in order to use REM within ERMS. This study has emphasized on definitions of records and electronic records, examined ERMS concept and its content, informed about legal and administrative regulations related to electronic records and ERMS at public institutions in Turkey. In addition to this, the processes needed to be revised and performed are analysed in order that public institutions can use REM in both effective and efficient under recent practices at public institutions.
Keywords
