A Risk Management Strategy for Managing Critical Human Resource Changes in a Pediatric Heart Program

Abstract

Background: Relocation, recruitment, or retirement of critical team members may lead to changes in the expertise pool that could threaten patient outcomes in a pediatric heart program. We developed a quality initiative aimed at risk management that uses risk-stratified case complexity and outcomes to guide a program during critical fluxes in the expert staff. The Ramp Down/Up protocol is a systematic, voluntary reduction in the complexity of cases performed, followed by a transparent and intentional escalation of case complexity. Methods: Institutional Ethics Review Board approval for this quality initiative was obtained. Patient/caregiver consent for quality data collection is obtained at the time of hospital admission. Every surgical patient having their index cardiac surgical procedure at the Izaak Walton Killam (IWK) from January 1, 2003, to December 2015 is included. The Ramp Down/Up protocol evolved to have to 4 critical elements: (1) a trigger and a reduction in case complexity; (2) an external/objective expert observer; (3) an escalation in case complexity; and (4) data (qualitative and quantitative) collection and analysis. Results: The Ramp Down/Up protocol was used 3 times over a 12-year period to address critical expert human resource challenges. The protocol was used for variable duration (3.5-9 months). Patient operative mortality was benchmarked to the Congenital Cardiac Surgery database, and outcomes were stable during and after protocol employment. Conclusions: A quality initiative aimed at risk management has allowed 1 pediatric heart team to ensure that patient outcomes were maintained during critical human resource changes. Résumé: Contexte: La relocalisation, le recrutement ou le départ à la retraite de membres critiques d’une équipe peuvent amener des changements dans le bassin d’expertises pouvant compromettre les résultats obtenus par les patients au sein d’un programme de pédiatrie cardiaque. Nous avons conçu une initiative relative à la qualité de la gestion des risques, qui évalue la complexité des cas et les résultats, stratifiés selon le risque, afin d’orienter le programme durant les flux critiques de personnel spécialisé. Le protocole de réduction/d’augmentation réalise une diminution méthodique et délibérée de la complexité des cas suivie d’une intensification transparente et intentionnelle de celle-ci. Méthodologie: Cette initiative sur la qualité a obtenu l’approbation du comité d’examen de l’éthique des établissements. Le consentement du patient/de l’aidant requis pour la collecte de données sur la qualité est obtenu au moment de l’admission à l’hôpital. L’initiative incluait tous les patients de chirurgie pour lesquels on disposait de l’indice de chirurgie cardiaque établi au centre Izaak Walton Killiam (IWK) entre le 1er janvier 2003 et décembre 2015. Le protocole de réduction/d’augmentation a évolué pour intégrer quatre éléments critiques : 1) un facteur déclencheur et une réduction de la complexité des cas; 2) un observateur externe/expert objectif; 3) une intensification de la complexité des cas; 4) la collecte et l’analyse des données (qualitatives et quantitatives). Résultats: Le protocole de réduction/d’augmentation a été utilisé à trois reprises sur une période de 12 ans et sur des durées variables (de 3,5 à 9 mois) dans le but de relever des défis majeurs liés aux ressources humaines spécialisées. Les taux de mortalité opératoire des patients ont été comparés à ceux de la base de données sur les chirurgies cardiaques congénitales, et les résultats se sont révélés stables durant et après l’emploi du protocole. Conclusions: Une initiative sur la qualité ciblant la gestion des risques a permis à une équipe de pédiatrie cardiaque de s’assurer que les patients continuaient d’obtenir des résultats similaires lors de changements critiques des ressources humaines.