Desain Layanan E-Surat untuk Desa Waru Barat, Pamekasan, Madura menggunakan QR-Code

Abstract

Pelayanan dokumen resmi melalui media internet atau e-surat mulai diadopsi pemerintah karena lebih sederhana, cepat, murah dan aman. Penerapan e-surat ini akan sangat berguna terutama bagi Desa Waru Barat, Kabupaten Pamekasan, Madura yang sebagian warganya berdomisili di luar kota atau bahkan di luar negeri. Para warga desa ini seringkali membutuhkan pelayanan surat untuk berbagai keperluan administrasi tanpa terkendala perbedaan waktu dan jarak. Sementara itu, Pemerintah Desa juga ingin meningkatkan pelayanan surat menyurat kepada warganya secara efisien namun tetap menjaga keamanan dan keabsahan dokumen. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan merancang dan membangun aplikasi e-surat untuk Desa Waru Barat dengan menggunakan QR Code. Hasil evaluasi fungsionalitas menunjukkan bahawa aplikasi berhasil membuat dokumen surat dengan QR Code yang unik untuk menjaga keamanan dan keabsahan setiap surat. Sementara itu hasil user acceptance testing dengan melibatkan perangkat desa dan warga masyarakat sebagai pengguna utama menunjukkan tingkat dayaguna dan penerimaan sangat tinggi masing-masing 97,2% dan 95,6%. Dari hasil di atas, dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi e-surat ini terbukti sangat berguna bagi pemerintah dan warga desa terutama yang berdomisili di luar desa. Berdasarkan hasil evaluasi flowmap menunjukan bahwa implementasi e-surat terbukti dapat membuat proses administrasi surat menyurat lebih sederhana, cepat, menghilangkan kendala jarak dan menghemat sumber daya (biaya, waktu dan utilitas) dibandingkan dengan proses sebelum adanya aplikasi ini. Selain implikasi praktis di atas, kontribusi penelitian ini khsusnya dalam bidang TI, yang dapat diadopsi penelitian masa depan, adalah arsitektur sistem dan aplikasi e-Surat dengan algoritma yang mampu membangkitkan QR Code yang unik untuk menjaga keamanan dan keabsahan dokumen. Abstract The process of providing certificates using internet to the citizens, known as e-certificate has increased. This is because e-certificate offers streamlined and faster process yet secure. Therefore, e-certificate seems to be useful especially for Waru Barat Village authority, Pamekasan District, Madura, whose people mostly work outside or even overseas. Eventually, they often need to obtain certificates from the authority for various purposes. On the other hand, the authority is keen to speeding up the delivery of the document but still pay attention to the validity and security. Therefore, this research attempted to design and develop e-certificate for Waru Barat Village using QR Code. The functionality testing showed the application successfully generated e-certificate along with the unique QR Code to secure and maintain the validity of the document. The user acceptance testing involving village staffs and people as the primary users indicated the overall score are 97.2% and 95.6% respectively. This implies that the application proofed to be useful and usable according to the staffs and especially to those who live outside the village. Another flow-map evaluation also showed that the implementation of e-certificate was able to make the administrative process more streamlined, faster, remove geographical barrier, save the resources (cost, time and utility). Despite these practical implication, the contribution of this research, especially to the IT discipline which could be adopted in the future study, is the system architecture and e-certificate application along with the algorithm for generating unique QR Code to ensure the security and validity of the document.