Melhoria da gestão de estoques de um hospital particular em Brasília utilizando o sistema de um dispensário eletrônico

Abstract

Introdução: Nos últimos 30 anos, os serviços de farmácia hospitalar têm passado por transformações. Tradicionalmente, os hospitais possuem farmácias satélites disponíveis para a dispensação de medicamentos e materiais nos setores de internação. Atualmente, é possível a substituição dessas farmácias por um dispensário eletrônico (como o Pyxis®) que possui um sistema automatizado, e que tem como principal objetivo a dispensação de medicamentos e materiais de forma segura e eficaz. Esses dispensários também auxiliam de forma expressiva na gestão de estoques (validades, registros precisos de inventários e de sobreposição), contribuindo para uma melhor gestão dos recursos financeiros relacionados ao uso de medicamentos e materiais. Objetivo: Demonstrar como os registros do dispensário contribuíram no delineamento de ações efetivas e assertivas para melhoria da gestão de redução de gastos na instituição. Material e Método: Foram coletados os dados do sistema rede da Griffols (fabricante do Pyxis®), através de relatórios já pré-definidos no site. Com isso, foi desenvolvido um indicador para o acompanhamento mensal detalhado das movimentações de inventários e sobreposições (retirada de medicamentos de urgência por ordem verbal) nos dispensários eletrônicos do hospital. Resultados: Ao analisar a média por semestre dos dados dos inventários realizados nos dispensários eletrônicos do hospital entre os anos de 2021 e 2022, é possível observar a redução significativa a cada semestre desse valor (23%, 30%, 28%, respectivamente), diminuindo de R$67.962,89 (1° semestre de 2021) para R$26.249,17 (2° semestre de 2022). Esses resultados estão diretamente relacionados com a conscientização da equipe multidisciplinar sobre a importância do uso correto do equipamento durante as retiradas, reposição e organização. Discussão e Conclusões: Como plano de ação foi feito um treinamento de reciclagem e sensibilização com todas as equipes envolvidas, e reorganização dos itens nos dispensários para que fosse evitado a retirada sem a cobrança. Já no 1° semestre de 2023, foi identificado um aumento de 27% (de R$26.249,17 para R$33.315,69) no valor dos inventários dos dispensários. Ao fazer uma análise crítica e compartilhar o aumento não esperado com a gestão da equipe assistencial foi identificado que esse aumento está relacionado a itens dos kits de medicamentos que a equipe não desejava utilizar, mas que não era possível o cancelamento individual. Como plano de ação foi feito uma análise em conjunto com a Griffols e identificado a possibilidade de cancelamento de item a item. Essa ação foi concluída em julho de 2023, e sua efetividade será avaliada no próximo indicador. A utilização dos dados através dos registros precisos de inventários que são gerados no Pyxis® reduziu o tempo de identificação de uma variação significativa e não satisfatória/não esperada, e possibilitou o desenvolvimento de ações corretivas, preventivas e de melhorias de forma mais ágil.

Keywords

• Dispensário de Medicamentos; Inventários Hospitalares; Recursos Financeiros em Saúde.