Migrasi Data Hasil Optimalisasi Pemuatan Kontainer Pada Legacy System ke SAP untuk Mempercepat Pembuatan Surat Jalan dengan Batch Data Communication (BDC)

Abstract

Modul SAP yang diimplementasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper, tidak mempunyai sistem untuk optimalisasi pemuatan order ke kontainer. Sebelum implementasi SAP, proses memasukkan data order, optimalisasi pemuatan data order ke kontainer dan pembuatan surat jalan dilakukan semuanya pada sistem CSO (Container Stuffing Optimization), sehingga data order pasti sinkron dengan data surat jalan atau sesuai dengan aktual pengiriman. Setelah implementasi SAP, data order untuk optimalisasi pemuatan kontainer dimasukkan pada CSO (legacy system) sedangkan proses pembuatan surat jalan dilakukan pada SAP. Dua proses yang berbeda dilakukan pada dua sistem dengan platform berbeda. Penggunaan dua sistem yang berbeda mengakibatkan aktual pengiriman pada dokumen surat jalan tidak sesuai dengan data order dari pelanggan yang mengakibatkan komplain pelanggan. Solusi untuk mengatasi permasalahan ini adalah dengan melakukan migrasi data order hasil optimalisasi pemuatan pada CSO ke SAP sehingga data order terintegrasi dengan data surat jalan. Metode BDC dipergunakan untuk melakukan migrasi ke SAP yaitu dengan mentransfer data order hasil optimalisasi pemuatan dari CSO ke SAP serta mengotomatisasi proses picking dan packing di SAP untuk menghasilkan surat jalan. Hasil dari penelitian berupa sinkronisasi data order dan data surat jalan serta percepatan proses pembuatan surat jalan menjadi 3 kali lebih cepat dari semula sehingga dapat mengurangi komplain pelanggan dan mempercepat proses pengiriman. Hasil pengujian black box memperlihatkan fungsional sistem berjalan dengan baik. Abstract SAP module implemented at PT. Indah Kiat Pulp & Paper does not have a system for optimizing the loading of orders into containers. Before implementing SAP, the process of entering order data, optimizing loading of order data into containers and creating delivery note was all done in the CSO (Container Stuffing Optimization) system, so that order data was definitely in sync with delivery note data or in accordance with actual delivery. After implementing SAP, order data for optimizing container loading is entered into CSO (legacy system) while the delivery note creation process is carried out in SAP. Two different processes are carried out on two systems with different platforms. The use of two different systems resulted in the actual delivery of the delivery note document not matching the order data from the customer which resulted in customer complaints. The solution to overcome this problem is to migrate the order data resulting from loading optimization in CSO to SAP so that the order data is integrated with the delivery note data. The BDC method is used to migrate to SAP, namely by transferring order data resulting from loading optimization from CSO to SAP and automating the picking and packing process in SAP to produce delivery note. The results of the research are in the form of synchronizing order data and delivery note data as well as accelerating the process of making delivery note documents to 3,775 times faster than before, thereby reducing customer complaints and speeding up the delivery process. The black box testing results show that the system functionality is running well.