Assunto ou tipo documental? Requisito para avaliação de documentos no âmbito da administração pública estadual

Abstract

O trabalho ora apresentado faz parte da tese de doutoramento e teve como objeto a avaliação de documentos realizada sob a perspectiva do tipo documental em contraponto àavaliação de documentos sob a perspectiva dos “assuntos”, no contexto do Poder Executivo estadual brasileiro. Objetivou-se conceituar e analisar a avaliação como função arquivística aplicada aos documentos de arquivo, tendo como base o tipo documental e o assunto, realizando um estudo sobre os métodos e as formas de utilização de cada tipo de abordagem, visando obter como resultado a definição de qual deles possui mais potencialidades a partir de uma realidade definida. O estudo foi realizado na perspectiva da análise implementada nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos produzidas no âmbito dos Programas de Gestão de Documentos dos Estados do Rio de Janeiro e Minas Gerais. A escolha de aferir a utilização dos instrumentos de gestão nessas duas perspectivas se dá pelanecessidade de contribuir para os arquivos públicos do Poder Executivo estadual e para os arquivistas, no que se refere à importância de decidir por uma metodologia aplicável, já no momento de concepção dos instrumentos de gestão, especialmente a tabela de temporalidade de documentos. Adotou-se o estudo de caso comparado visando, a partir de elementos comparáveis, obter dados sobre as características do processo avaliativo em cada um dos arquivos selecionados para a pesquisa. O tipo documental utilizado como parâmetro de definição da série demonstrou sua capacidade de contribuir para um processo avaliativo mais próximo da objetividade, principalmente quando comparado ao “assunto”.

Keywords

• avaliação de documentos
• tabela de temporalidade e destinação de documentos
• poder executivo estadual