GESTÃO POR PROCESSOS NO SERVIÇO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA: UMA METODOLOGIA REDESENHADA PARA A BUSCA DE MAIOR EFICIÊNCIA E EFICÁCIA ORGANIZACIONAL

Abstract

Objetivos: O presente estudo tem como objetivo relatar a experiência dos profissionais responsáveis pela implantação da gestão por processos, por meio de análise, definição, execução e monitoramento dos processos; bem como, a promoção de ações de melhorias no ciclo produtivo do sangue, no suporte metodológico e nas aplicações informatizadas de ferramentas de gestão, que auxiliam na tomada de decisões e no controle dos riscos institucionais inerentes aos processos do Centro de Hematologia e Hemoterapia de Santa Catarina. Materiais e métodos: Este relato foi idealizado através da implantação da gestão por processos no Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) do hemocentro entre os anos de 2019 a 2021, com o planejamento e execução da Coordenadoria de Planejamento e Qualidade (CPQ). Para envolver os responsáveis pelos processos foram organizadas oficinas de trabalho, sendo utilizada a prática metodológica ativa para comunicação dinâmica e produtiva, proporcionando a aproximação entre os autores e os setores, bem como, a familiarização dos sujeitos com as ferramentas de gestão do SGQ. O sustentáculo metodológico do presente estudo foram os requisitos da Norma ISSO 9001:2015 e as ferramentas de gestão de riscos dos processos em saúde da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Percurso metodológico: 1) Definição do processo e dos seus principais elementos: através da ferramenta SIPOC, foram identificados os fornecedores (Supplier), entradas (Input), processo (process), outputs (saídas); 2) Modelagem do processo: utilizado para diagramação dos processos o software bizagi, que contribuiu como um recurso visual para o desenho dos processos, por meio dos símbolos padronizados, como setas, retângulos, gateways, entre outros; 3) Abordagem dos riscos dos processos: aplicada a ferramenta Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), para analisar as falhas intrínsecas e seus efeitos; 4) Ações de prevenção e melhorias: a partir da criticidade resultante da avaliação da FMEA, as ações são desencadeadas através da adaptação matriz 5W2H, no software de soluções próprio da organização (HEMOSOL). Discussão: Através do redesenho do método de gerenciar os processos críticos hematológicos e hemoterápicos do HEMOSC, alcançou-se um novo modelo de gestão onde a coparticipação e a corresponsabilidade favorecem a redução de custos, a identificação de gargalos, a análise de falhas e a agregação de valor no produto final de cada processo e sobretudo, a inovação das ferramentas de gestão do SGQ. Conclusão: Essa inovação tecnológica tornou os processos sistematizados, identificou os gargalos, potencializou diretamente o desempenho da organização, auxiliou no estudo de causa e efeito dos riscos, primando pela excelência dos serviços prestados com maior eficiência e eficácia. Este estudo promoveu nos autores a reflexão de que um SGQ deve estar sempre em busca de novas ferramentas, suporte tecnológico avançado e o comprometimento dos responsáveis na melhoria contínua dos processos.