PLANO PARA MITIGAR NÃO CONFORMIDADE EM REGISTROS DE AFÉRESE TERAPÊUTICA

Abstract

Objetivo: Uma revisão interna nos registros da área de Aférese Terapêutica do Grupo GSH em SP, foi estabelecida e realizada internamente: focada nos registros de procedimentos de Plasmaferese Terapêutica das mais variadas e nas coletas de Stem cell (CPH-SP) e em centro cirúrgico (M.O). Nosso objetivo foi verificar o nível de conformidade a respeito das informações necessárias para esses procedimentos de acordo com os padrões (checklist) da FACT e também com a AABB. No último trimestre de 2023, tivemos 112 procedimentos realizados pela equipe da enfermagem em SP. Nosso levantamento mostrou que 80,3% (90/112) desses registros tinham ao menos um anexo com registro considerado não conforme. Material e método: Após o levantamento, fizemos um mapeamento da causa raiz desses prováveis “erros”encontrados. A comunicação na transferência de dados, erros clericais, espaços em branco e até mesmo a letra inelegível, foram identificados como os grandes contribuidores para as falhas. Determinamos que uma maior conscientização sobre os requisitos da documentação dos procedimentos de aférese terapêutica (treinamentos), bem como métodos aprimorados de comunicação antes e durante a transferência de dados teriam um impacto positivo em 80% dos casos. A equipe de enfermagem foi reunida com o propósito de tomar medidas corretivas e minimizar as falhas. Nosso grupo começou a se reunir em intervalos semanais para revisar a documentação gerada. Resultado: Durante o período de um mês, com o levantamento dos dados, focamos em criar um checklist com os principais pontos de falhas encontrados em nossa revisão interna. No segundo mês, estabelecemos um cronograma mensal com toda a equipe de enfermagem, a fim de trabalharmos os principais pontos de”falhas”, encontrar soluções e principalmente dar treinamento sobre a importância do preenchimento dos espaços em branco e sobre a importância da coleta de todos os dados corretamente bem como o registro legível nos formulários (anexos). Nesse mesmo período, devido a importância do assunto, continuamos em paralelo o levantamento interno de todos os procedimentos realizados. Durante o primeiro mês, notamos uma melhora de somente 13,6% dos anexos revisados, no segundo mês de acompanhamento e reuniões semanais presenciais, tivemos o total de 54 anexos revisados e notamos uma melhora significativa e chegamos a alcançar 50% (27/54) de conformidade. No terceiro mês de acompanhamento interno, tivemos 29 procedimentos e o percentual de conformidade alcançado foi de 78,7%. Discussão: Notamos que as mudanças foram acontecendo de maneira gradativa, o envolvimento da equipe não se deu somente em apontar as falhas nos registros e sim quando a equipe entendeu que tínhamos muitas falhas de comunicação e principalmente no entendimento do papel de cada um no processo. Embora os resultados sejam positivos, temos ainda um trabalho forte pela frente a fim de alcançarmos 100% de conformidade. Conclusão: Uma comunicação mais assertiva e focada, feedback consistente, acompanhamento e um time dedicado na segurança do paciente levou uma redução de 78,7% dos problemas de preenchimento nos formulários. A vontade da equipe em cumprir com os padrões FACT e AABB, permitiu abrir o caminho para a próxima fase de levantamento interno de conformidade que irá incluir todas as etapas: entrevista de elegibilidade, transporte, termos de consentimentos e infusões.