BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DE PROCESSOS NO SETOR DE FACILITIES DE UM GRUPO DE HEMOTERAPIA

Abstract

Objetivos: Apresentar a eficiência operacional alcançada após a implantação de ferramentas de gestão de processos em um setor de Facilities. A implantação da gestão de processos proporciona benefícios significativos, transformando a eficácia e a eficiência das operações. Permite identificar e eliminar redundâncias e ineficiências, resultando em melhorias substanciais na performance organizacional. Materiais e métodos: Estudo de caso fundamentado na análise dos resultados financeiros e operacionais do setor de Facilities, através da comparação dos indicadores alcançados antes e após a implementação das ferramentas de gestão de processos, ao longo de um período de três anos. Resultados: Observou-se uma série de resultados financeiros significativos. A folha de pagamento teve uma redução de 2% a partir do segundo trimestre de 2023, devido ao ajuste da equipe. Em 2023, os gastos com transporte por aplicativo diminuíram 8% em relação a 2022. A gestão de viagens foi otimizada com a implantação de uma plataforma informatizada, levando a uma redução de 9% no custo anual de passagens e hospedagem em 2023, comparado ao ano anterior. A atualização do contrato com os Correios resultou em uma redução de 4% em relação a 2022. Além disso, a regularidade dos pagamentos das contas fixas foi estabelecida, gerando redução nos gastos com multas e juros, mantendo os valores pagos muito próximos do previsto. Discussão: Os resultados obtidos evidenciam que a implementação de ferramentas de gestão de processos proporcionou um alinhamento significativo dos processos operacionais. Através do mapeamento dos processos e da elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POP), foi possível reduzir o tempo e o esforço necessários para a conclusão das tarefas, resultando em um aumento considerável na eficiência do setor e na diminuição das reclamações, o que indica uma melhoria na qualidade dos serviços. A padronização e a documentação dos processos asseguraram uma execução consistente e de alta qualidade, elevando o nível de serviço e atendendo de forma mais eficaz às expectativas dos clientes internos e melhorando o relacionamento com os fornecedores. A gestão de processos também facilitou a identificação de oportunidades para redução de custos, minimizando desperdícios e contribuindo para a diminuição dos custos operacionais. Foi notado um aumento na transparência e no controle dos processos, com a documentação e o monitoramento contínuo das operações proporcionando maior visibilidade. Esse aprimoramento facilitou a identificação de problemas e a tomada de decisões informadas. A gestão de processos garantiu a conformidade com regulamentos e normas, reduzindo o risco de não conformidade. Adicionalmente, processos bem definidos simplificaram o treinamento de novos colaboradores e incorporaram práticas sustentáveis, como a redução do consumo de energia, promovendo a sustentabilidade ambiental e resultando em economias adicionais. Conclusão: A implantação da gestão de processos no setor de Facilities foi uma ótima estratégia para melhorar a eficiência, reduzir custos e aprimorar a qualidade dos serviços. Ao adotar uma abordagem estruturada para a gestão de processos, as organizações podem alcançar melhores resultados operacionais e estar mais bem preparadas para enfrentar desafios futuros.